Arhiviranje dokumentacije – Document Storage Center

Elektronsko arhiviranje kao i e-Arhiv su pojmovi o kojima se prethodnih meseci mnogo pisalo i špekulisalo. Kao i svaka informacija koja se tiče privrede i poslovanja privrednih subjekata i ova je izazvala puno neproverenih informacija, rokova i eventualnih rešenja. Kako bi vam doneli kompletne i relevantne informacije, razgovarali smo sa odgovornim ljudima koji učestvuju u pripremi i izradi rešenja za e-Pisarnicu i e-Arhiv i pripremili ovaj tekst koji sadrži SVE RELEVANTNE INFORMACIJE O ELEKTRONSKOM ARHIVIRANJU i  e-ARHIVU.

Sa kim smo pričali i gde?

Tradicionalno, kao i svakog oktobra, Arhivističko društvo Srbije organizovalo je u savetovanje na temu e-Arhiv i e-Pisarnica u Kuršumlijskoj banji za arhivare i lica koja obavljaju poslove kancelarijskog poslovanja kod stvaralaca. Domaćin skupa bio je Istorijski arhiv “Toplice” iz Prokuplja.

U sklopu savetovanja organizovana je radionica za arhivare koja je namenjena arhivistima i licima koja obavljaju poslove kancelarijskog poslovanja kod pravnih subjekata a glavne teme su bile: elektronsko arhiviranje, elektronska pisarnica i e-Arhiv.

Predavači su bili:

• Svetlana jovanović, viši savetnik u Kabinetu predsednika Vlade, Jedinica za implamentaciju strateških projekata IT i eUprava i
• Marija Milošević, Ministarstvo kulture Repbulike Srbije.

Moderator je bila Milena Popović Subić, arhivski savetnik.

Ukoliko dolazite iz državne uprave ili ste zaduženi za Arhiv koji pripada javnom preduzeću ili upravi, evo kako stoje stvari!

Trenutno je u toku proces slanja svih kataloga dokumenata od strane ministarstava od kojih će se oformiti jedinistveni šifarnik i na taj način će se obrazovati jednobrazna Lista kategorija. Rok za realizaciju je 31.12.2023 godine. Kada se proces realizuje i kada softversko rešenje bude testirano i aktivno, pristupiće se implementaciji i svaki subjekt koji je u obavezi da koristi ovo rešenje biće obavešten. Previđeno je da primena rešenja krene od 1.1.2024. godine i nismo uspeli da dobijemo informaciju koliki će rok korisnici imati da implementiraju kreirano rešenje za elektronsko arhiviranje.

Na ovaj način će sva preduzeća koja su u sistemu Javne uprave, kao i same uprave koristiti e-Pisarnicu koja će u sklopu softverskog rešenja ponuditi i e-Arhiv. Sva dokumenta će iz e-Pisarnice direktno prelaziti u e-Arhiv kada pomenuto rešenje zaživi. Ovo rešenje će biti obavezno za sve subjekte u Upravi kao i za sve delove Javne Uprave.

Ukoliko koristite neko drugo rešenje, bićete u zakonskoj obavezi da pređete na novo rešenje, i za sada nema odgovora da li će migracija podataka biti moguća.

Odgovor na pitanje: Koliko je rok realan i da li će biti prolongiran, obzirom da  je ostalo još 60 dana do istog nismo uspeli da dobijemo.

Ukoliko ste privredno društvo ili ste zaduženi za Arhiv koji pripada privatnoj kompaniji ovo je sve što treba da znate!

Sva dokumenta koja treba da arhivirate elektronski se već arhiviraju za vas. U praksi to znači da APR već čuva vaše završne račune, Poreska Uprava čuva poreske prijave, SEF čuva vaše fakture i stvari će za sada tako ostati. U tom delu elektronskog arhiviranja promena neće biti.

Za sada se ne nameće zakonska obaveza da u bilo kom roku morate da implementirate bilo koje rešenje za elektronsko arhiviranje. Još uvek nije jasan stav da li će rešenje koje se priprema za Javnu Upravu biti dostupno i za privredna društva.

U nekom od podzakonskih akata na čije se objavljivanje čeka već neko vreme, sasvim sigurno će biti definisana i zakonska obaveza elektronskog arhiviranja za privredu, kao i rokovi. Za sada nema čak ni okvirnih informacija kako o rokovima tako i o izboru rešenja koja će biti dostupna za privredu.

Umesto zaključka!

Bez obzira da li dolazite iz privrednog sektora ili javne uprave, za sada nije zvanično propisana nikakva obaveza elektronskog arhiviranja. Ukoliko želite da zbog efikasnosti svog poslovanja digitalizujete dokumentaciju, to svakako možete uraditi izborom nekih od dostupnih i ponuđenih rešenja.

Ne postoji jasno definisan propis koji uslovljava bilo koje privredno društvo da digitalizuje i elektronski čuva dokumenta, za sada.

Više informacija i detalja će biti saopšteno u toku 2024. godine kada sistem za javnu upravu zaživi.