KOLIKO VAS ZAPRAVO KOŠTA ARHIVA KOJU ČUVATE SAMI?

Većina kompanija zna koliko plaća kancelariju, zaposlene, IT infrastrukturu, vozila ili poslovni prostor. Ali retko ko je izračunao koliko kompaniju zaista košta sopstvena arhiva. Kvadratni metri koji se koriste za registratore umesto za poslovanje. Vreme zaposlenih potrošeno na odlaganje i traženje dokumentacije. Police, kutije, prostorije, evidencije, pristup, zaštita, rokovi čuvanja i dokumentacija koja se godinama gomila zato što niko nema vremena da se njome sistematski bavi.

Na prvi pogled — nekoliko prostorija sa dokumentima.

U stvarnosti — poslovni proces koji svakog meseca troši prostor, vreme i novac.

VAŠ POSLOVNI PROSTOR TREBA DA SLUŽI POSLOVANJU

Arhiva raste gotovo neprimetno.

Jedan registrator postane polica. Polica postane ormar. Ormar postane prostorija. A vrlo brzo kompanija deo skupog poslovnog prostora koristi za čuvanje dokumentacije kojoj zaposleni možda pristupe nekoliko puta godišnje.

Istovremeno, neko tu dokumentaciju mora da primi, evidentira, sortira, pravilno odloži, pronađe kada je potrebna i vodi računa o tome koliko dugo mora da se čuva.

Sve to ima svoju cenu.

Samo što se ona najčešće ne nalazi na jednoj fakturi.

DOCSC PREUZIMA ARHIVU. VAŠA KOMPANIJA ZADRŽAVA KONTROLU.

Document Storage Center omogućava kompanijama da upravljanje fizičkom poslovnom dokumentacijom izmeste iz svakodnevnog poslovanja i povere ga specijalizovanom timu.

Dokumentacija se organizuje, evidentira, indeksira i smešta u arhivski depo, dok kompanija zadržava mogućnost da dokument koji joj je potreban zatraži onda kada joj je potreban.

To znači da arhiva više ne mora da zauzima kancelarije, podrume, magacine i druge prostorije koje nisu namenjene njenom profesionalnom čuvanju.

Još važnije — zaposleni više ne moraju da prekidaju svoj posao zato što je potrebno pronaći ugovor, fakturu, personalni dosije ili dokument iz prethodnih godina.

Vi tražite dokument. Mi znamo gde se nalazi.

OD PREUZIMANJA DO DOSTAVE — JEDAN SISTEM

Outsourcing arhive nema smisla ako dokumentacija nakon izmeštanja postane teško dostupna.

Zato Document Storage Center uslugu ne posmatra samo kao skladištenje kutija, već kao organizovan sistem upravljanja fizičkom dokumentacijom.

Proces može da obuhvati preuzimanje dokumentacije u vašoj kompaniji, njeno sređivanje i evidentiranje, obeležavanje i indeksiranje, smeštaj u arhivski depo, praćenje dokumentacije tokom perioda čuvanja, dostavljanje zahtevanih dokumenata i organizovanje poverljivog uništavanja dokumentacije nakon isteka propisanih rokova.

Kada vam je određeni dokument ponovo potreban, zahtev možete poslati putem informacionog sistema, elektronske pošte ili telefonom.

Dokumentacija ostaje arhivirana.

Informacija vam ostaje dostupna.

BRZ PRISTUP KADA JE DOKUMENT ZAISTA POTREBAN

Arhiva najčešće nije problem onda kada je niko ne koristi.

Problem nastaje onog trenutka kada je određeni dokument potreban — odmah.

Za interni sastanak. Reviziju. Klijenta. Pravni postupak. Inspekciju. Finansije. HR. Banku. Tender. Ili jednostavno zato što neko iz uprave želi da vidi dokumentaciju staru nekoliko godina.

Document Storage Center je upravo zato organizovan tako da klijent može da zatraži dokument iz svoje arhive bez odlaska u depo i bez angažovanja svojih zaposlenih na njegovom pronalaženju.

Elektronska kopija zahtevanog dokumenta može biti dostavljena u veoma kratkom roku, dok je za klijente na teritoriji Beograda omogućena i brza fizička dostava dokumentacije.

Arhiva je van vaše kancelarije.

Ali nije van vašeg domašaja.

MANJE OPERATIVE. VIŠE KONTROLE.

Za upravu kompanije dobro organizovana arhiva ne bi trebalo da predstavlja još jedan svakodnevni operativni zadatak.

Treba da postoji jasan odgovor na četiri pitanja:

Šta čuvamo? Gde se nalazi? Koliko dugo se čuva? Kako možemo da ga dobijemo kada nam zatreba?

Kada ti odgovori postoje, arhiva prestaje da bude prostor pun dokumentacije i postaje uređen poslovni sistem.

Upravo tu Document Storage Center preuzima operativni deo posla.

Vaša kompanija nastavlja da upravlja svojim informacijama, ali bez potrebe da sama obezbeđuje prostor, infrastrukturu i svakodnevnu organizaciju fizičkog arhiva.

MOŽDA VAM NE TREBA VEĆA KANCELARIJA. MOŽDA VAM TREBA MANJA ARHIVA.

Pre nego što zakupite dodatni prostor, kupite nove arhivske ormare ili odredite još jednu prostoriju za dokumentaciju, vredi napraviti jednostavan obračun.

Koliko kvadratnih metara trenutno zauzima vaša arhiva?

Koliko taj prostor košta godišnje?

Koliko vremena vaši zaposleni troše na rad sa dokumentacijom?

I koliko će dokumentacije biti na istom mestu za tri, pet ili deset godina?

Tek kada se arhiva posmatra kroz ove brojeve postaje jasno zašto sve veći broj kompanija aktivnosti koje nisu njihova osnovna delatnost poverava specijalizovanim partnerima.

VI VODITE POSAO. MI ČUVAMO DOKUMENTACIJU.

Document Storage Center može da preuzme kompletan proces — od početnog pregleda postojećeg stanja i organizacije dokumentacije do njenog smeštaja, evidencije, dostupnosti i upravljanja tokom celog perioda čuvanja.

Prvi korak ne mora da bude velika odluka.

Može da bude jednostavno pitanje:

Koliko bi naša kompanija mogla da uštedi kada arhivu više ne bi čuvala sama?

ZAKAŽITE BESPLATNE KONSULTACIJE

Pokažite nam kako danas upravljate svojom dokumentacijom.

Mi ćemo vam pokazati kako to može da izgleda jednostavnije.