Arhiviranje dokumentacije je, pre svega, stvar poslovne higijene, a zatim i zakonska obaveza i uređena je Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti koji se primenjuje od 24.januara 2021. Arhiviranje dokumentacije se može realizovati samostalno, ili angažovanjem specijalizovane kompanije (outsource model).
Šta je Arhivski depo i gde se može dodatni saznati o uređenju?
Pravilnik o bližim uslovima za obezbeđenje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala (“Sl. glasnik RS”, br. 111/2021 – dalje: Pravilnik) stupio je na snagu 26.11.2021. godine. Pomenuti pravilnik uređuje bliže uslove za obezbeđenje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Arhivski depo je posebno izdvojena i opremljena prostorija u kojoj se čuvaju arhivska građa i dokumentarni materijal.
Stvaraoci i imaoci AG i DM obavezni su da arhivsku građu i dokumentarni materijal čuvaju u sređenom i bezbednom stanju do predaje nadležnom javnom arhivu, odnosno do isteka roka čuvanja.
Stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku osiguravaju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku u skladu sa zakonom, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu. O čuvanju elektronske arhivske građe i dokumentarnog materijala možete pročitati u Uredbi o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (“Sl. glasnik RS”, br. 107/2021).
Da li se dokumenta mogu čuvati i u kancelariji?
Stvaraoci i imaoci osim državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja i verskih zajednica, koji u toku kalendarske godine stvaraju ili imaju manje od 20 metara arhivske građe i dokumentarnog materijala, mogu arhivsku građu i dokumentarni materijal da čuvaju u svom poslovnom i kancelarijskom prostoru ukoliko taj prostor ima sledeće karakteristike: zaštićen je od direktnog delovanja sunčevog svetla, zidovi su čvrsti i suvi, sa izolovanim vodovodnim, kanalizacionim i cevima za centralno grejanje, sa ispravnim elektroinstalacijama, udaljen od izvora plamena, plina i lako zapaljivih materija, osiguran od neovlašćenog pristupa i u kojem temperatura po pravilu ne prelazi 25°C.
Stvaraoci i imaoci iz stava 1. ovog člana su obavezni da arhivsku građu i dokumentarni materijal čuvaju u odgovarajućim metalnim policama ili ormarima.
O čemu treba voditi računa prilikom formiranja arhivskog depoa?
Prilikom formiranja treba voditi računa da prostor ispunjava sledeće karakteristike:
- Prostor je suv, prozračan zaštićen o prodora nadzemnih i podzemnih voda,
- Treba da je udaljen od energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnihm kanalizacionih),
- Zidovi – čvrsti, suvi, bez pukotina, otporni na vatru,
- Nosivost poda odgovarajuća,
- Podovi ravni, bez pragova i stepenica materijala otpornog na habanje, lako da se održava,
- Ulazna ili pregradna vrata metalna ili drvena obložena metalom sa obe strane,
- AG i DM treba da su zaštićen od direktnog uticaja sunčeve svetlosti,
- grejanje isključivo centralno ili klima uređaji,
- Zgrada – obavezna gromobranska instalacija,
- Obavezni protiv požarni aparati za suvo gašenje,
- Odgovarajuće police,
- Uređaji za kontrolu temperature i vlažnosti vazduha.
Ukoliko dokumenta čuvate u kancelariji, vodite računa o sledećim karakteristikama:
- Kancelarija treba da bude zaštićena od direktnog delovanja sunčevog svetla,
- Zidovi čvrsti i suvi,
- Sa izolovanim vodovodnim i kanalizacionim cevima za centralno grejanje,
- Sa ispravnim elektroinastalacijama,
- Udaljen od izvora plamena, plina i lako zapaljivih materija,
- U kojem temperatura ne prelazi 25 stepeni.