Digitalizacija dokumentacije je osnovni proces IV industrijske revolucija. Usluga DIGITALIZACIJE DOKUMENTACIJE u kompaniji Document Storage Center podrazumeva konverziju fizičke dokumentacije u bilo koji elektronski format.
Nakon uređenja fizičkog arhiva, a u zavisnosti od delatnosti koju obavljate, preporučuje se digitalizacija dokumentacije koju koristite u svakodnevnom poslovanju.
Šta zapravo podrazumeva digitalizacija?
Najobuhvatnija definicija digitalizacije je definitivno transformacija dokumenta sa papirnog u digitalni oblik radi jednostavnijeg skladištenja i kvalitetnijeg pristupa istom.
Digitalizacija dokumentacije omogućava brzo pretraživanje sadržaja i distribuciju podataka, te mogućnost pristupa podacima s udaljenih lokacija.
Proces digitalizacije
Kao i kod fizičkog arhiviranje, ovaj proces karakteriše nekoliko aktivnosti:
- Preuzimanje dokumentacije od klijenta,
- Priprema dokumentacije za digitalizaciju – razdvajanje stranica, sortiranje i sl.
- Skeniranje dokumenata u željeni format,
- Indeksiranje skenirane dokumentacije u skladu sa standardima po kojima se arhivira ili po željama klijenta,
- Zaštita skenirane dokumentacije prema želji klijenta,
- Dostavljanje digitalnih dokumenata klijentu,
- Povraćaj fizičke dokumentacije u depo klijenta.
Prednosti posedovanja digitalne dokumentacije
Neke od prednosti digitalizacije koje svakako treba istaći su:
- ušteda prostora,
- smanjenje broja angažovanih ljudi na poslovima zaštite i obrade dokumentacije,
- veća dostupnost informacijama,
- brži pregled, ispis i distribucija digitalnih dokumenata,
- mogućnost da više korisnika koristi dokument istovremeno,
- mogućnost ograničenja pristupa i pretraživanja sadržaja,
- kvalitetnija zaštita podataka.