Poverljivo uništavanje dokumentacije se odnosi na svaki dokument kome je rok čuvanja istekao. Ova usluga se realizuje po zahtevu klijenta ili na predlog Document Storage Center.
Proces poverljivog uništavanja dokumentacije koju više nije potrebno čuvati ili joj je istekao rok čuvanja
Proces poverljivog uništavanja dokumentacije započinje zahtevom od strane klijenta koji odobrava nadležni istorijski arhiv. Poverljivo uništavanje dokumentacije se uvek realizuje u prisustvu tročlane komisije i uz odobrenje nadležnog istorijskog arhiva i kreiranje zapisnika o izlučivanju dokumentacije.
U skladu sa pozitivnim zakonskim propisima nakon isteka roka čuvanja dokumentacija se može poverljivo uništiti. Poverljivo uništavanje dokumentacije zahteva formiranje komisije, vođenje zapisnika i poštovanje procedura za poverljivo uništavanje dokumentacije.
Naše rešenje za izlučivanje (uništavanje) bezvrednog registraturskog materijala nastalog u arhivskom i kancelarijskom poslovanju, je primenljivo bez obzira da li je dokumentacija smeštena kod korisnika ili u našem arhivskom depou.
Poverljivo uništavanje dokumentacije podrazumeva sledeće aktivnosti:
- Sigurno i bezbedno pakovanje dokumentacije u arhivske petoslojne kartonske kutije, preuzimanje i transport dokumentacije vozilima kompanije Document storage center uz sačinjavanje zapisnika o preuzimanju,
- Separacija dokumentacije,
- Separatno poverljivo uništavanje dokumentacije provlačenjem kroz mašine za seckanje papira različite kalibracije – šredere,
- Odvoženje uništene dokumentacije na lokaciju za njeno trajno odlaganje i reciklažu,
- Postupak uništavanja dokumentacije se obavlja u prisustvu komisije,
- Nakon poverljivog uništavanja dokumentacije izrađuje se i dostavlja Zapisnik o uništavanju registraturskog materijala, kao i Zapisnik o kretanju papirnog otpada.
Ovom uslugom izbegavamo bespotrebno čuvanje i arhiviranje dokumentacije, čime vršimo znatnu uštedu novca, vremena i prostora našim klijentima. Svu potrebnu dokumentaciju možemo uništiti najbezbednije i uz poštovanje svih procedura i propisa vezanih za tu oblast, uz saglasnost i na zahtev klijenta.
Ova usluga je sastavni deo usluge fizičkog čuvanja dokumentacije kao i sastavni deo usluge korišćenja servisa DocSC e-Arhiva pošto u oba slučaja klijent dobija predloge za izlučivanje nepotrebne dokumentacije.
Usluga poverljivog uništavanja dokumentacije po zahtevu klijenta se odnosi na bilo koju vrstu dokumentacije kojoj je istekao period čuvanja ili više nije potrebna.
Usluga može da obuhvata uklanjanje i uništavanje kancelarijske dokumentacije i veoma osetljivih, poverljivih materijala. Prilikom uništenja dokumentacije, dosta pažnje poklanjamo i održivosti, jer uništene poverljive dokumente ne dajemo na deponiju. Umesto toga, naš je cilj da 100% resursa koje možete da nam pošaljete ponovo pretvorimo u nešto korisno.
Čitav ovaj proces počinje sakupljanjem ili u našem depou, ili u vašim prostorijama i prati ga potpuno slediva putanja uništenja koja garantuje da dokumenata više nema a da se tom prilikom apsolutno vodi računa o usaglašenosti sa aktuelnim Zakonom.