ARHIVSKA KNJIGA predstavlja opšti pregled celokupnog Dokumentarnog materijala jednog privrednog subjekta koji se vodi na propisanom formularu, a može biti i u elektronskoj formi.
Dragi prijatelji,
Ušli smo u April, a to je mesec koji sa sobom nosi i obaveze propisane Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020). Ukoliko pretražite naš sajt, videćete puno informacija i tumačenja koja se odnose na ovaj zakon, pa se nećemo ponavljati. Danas se bavimo jednom od najbitnijih stvari a to je ARHIVSKA KNJIGA.
DA SE PODSETIMO BITNIH POJMOVA
Zakon definiše i reguliše dva veoma bitna pojma:
- Dokumentarni materijal i
- Arhivsku građu.
Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenata ili zapisa, u izvornom ili reprodukovanom obliku, bez obzira na formu beleženja (npr. štampani materijal, elektronska forma) nastalih ili primljenih delovanjem i radom:
- državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave,
- ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja,
- privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost,
- verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica.
Arhivska građa predstavlja izdvojeni deo iz Dokumentarnog materijala, koji je nastao radom i delovanjem istih onih subjekata kao i kod Dokumentarnog materijala, ali koji je od trajnog značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, zbog čega se trajno čuva.
ARHIVSKA KNJIGA, PO ZAKONU
Zakon nameće obavezu vođenja Arhivske knjige na godišnjem nivou. Arhivska knjiga predstavlja opšti pregled celokupnog Dokumentarnog materijala jednog subjekta, koja se vodi na propisanom formularu koji je dostupan, a može biti i u elektronskoj formi.
Obzirom da je Zakon u primeni od 2. februara 2021. godine, postoji obaveza dostavljanja prepisa Arhivske knjige nadležnom arhivu (član 9. Zakona) i to najkasnije do 30. aprila 2022. godine za Dokumentarni materijal nastao u 2021. godini.
Ove godine je rok, zbog praznika, pomeren na 3. maj 2023. i to za Dokumentarni materijal koji je nastao u 2022. godini.
Takođe, sva pravna lica i drugi Stvaraoci Dokumentarnog materijala koji do sada nisu uredno vodili arhivsku knjigu, biće dužni da retroaktivno sačine istu od dana osnivanja i dostave njen prepis nadležnom javnom arhivu.
KAKO DA ZNATE KOJI JE ARHIV NADLEŽAN ZA VAŠU ORGANIZACIJU
Najčešće pitanje koje dobijamo je: „Kom arhivu treba da dostavim prepis arhivske knjige?“
Privredna društva svoj prepis Arhivske knjige za 2022. godine dostavljaju nadležnom arhivu početkom 2023. godine, odnosno najkasnije do 3. maja 2023. godine. Postavlja se pitanje, međutim, koji je to „nadležni arhiv“ u odnosu na sedište firme tj. Stvaraoca Dokumentarnog materijala?
Pretpostavimo da imamo kompaniju registrovanim sedištem u Beogradu i drugu kompaniju sa sedištem u Novom Sadu neophodno je naglasiti da one prepis arhivske knjige ne dostavljaju istom arhivu.
Odgovor na ovo pitanje nalazi se u dokumentu Rešenje o utvrđivanju teritorije arhiva (“Sl. glasnik RS”, br. 7/96) kojim je uređena mesna nadležnost svakog arhiva.
Rešenje dostupno na sajtu Ministarstva kulture i informisanja Republike Srbije, pa se možemo vratiti na naš primer:
- Kompanija sa sedištem u Beogradu se nalazi na teritoriji za koju je zadužen Istorijski arhiv grada Beograd,
- Dok će kompanija sa sedištem u Novom Sadu kopiju svoje arhivske knjige predati Arhivu grada Novog Sada.
O samoj arhivskoj knjizi smo govorili na prethodna dva seminara koje je organizovao Centar za razvoj arhivskih tehnologija, tako da sve informacije o izgledu kao i uputstvo za vođenje Arhivske knjige možete pronaći u prezentacijama sa seminara.
PODSETNIK
Bez obzira na trenutnu nemogućnost Arhiva da zbog kapaciteta izvrši kontrolu, savetujemo svim kompanijama i organizacijama da:
- Ukoliko to već nisu, utvrde koji im je nadležni arhiv u odnosu na registrovano sedište,
- Ukoliko to već nisu, izvrše registraciju kod nadležnog arhiva i dobiju saglasnost arhiva na Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja,
A da nakon toga najkasnije do 3. maja 2023. godine:
- Dostave prepis Arhivske knjige nadležnom arhivu, potpisan od strane lica imenovanog odlukom kao odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u privrednom društvu.
Na ovaj način izbeći će kršenje obaveze dostavljanja prepisa Arhivske knjige nadležnom arhivu, za koje je Zakon propisao novčanu kaznu u iznosu od:
- 000 do 2.000.000 dinara za pravno lice,
- 000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.