ELEKTRONSKA PISARNICA je aplikativno rešenje za praćenje prijema predmeta u pisarnici i praćenje tokova kretanja predmeta u organima Gradske Uprave. Rešenje u potpunosti usklađeno sa uredbom i uputstvom o elektronskom kancelarijskom poslovanju organa državne uprave i sadrži apsolutno sve funkcionalnosti koje uredba i uputstvo propisuju.
Bezbednost
Svaki korisnik rešenju pristupa sopstvenim korisničkim imenom i lozinkom. Na ovaj način se određuju prava pristupa u okviru samog rešenja. Prava mogu biti definisana za različite vrste korisnika kao što su:
- direktor,
- načelnik,
- zaposleni,
- administrator,
- i drugi.
Sve polise bezbednosti moguće je primeniti kako na grupe korisnika tako i na pojedinačne korisnike. Na ovaj način se postiže i obezbeđuje apsolutna bezbednost kada je u pitanju neovlašćen pristup podacima i informacijama.
Pored toga, ovako se osigurava da svaka akcija ostane upisana u izveštajima sistema, pa je moguća i sledljivost akcija.
Organizacija dokumenata
U zavisnosti od nivoa pristupa, korisnik koristi dva intuitivna načina za kretanje kroz softver:
- Stablo,
- Explorer.
Stablo direktorijuma i dokumenata prikazuje više različitih službi ili odeljenja.
Stablo je sastavni deo svakog ekrana i prilagodljivo je potrebama i željama korisnika.
Stablo obezbeđuje jako brzu navigaciju kroz neophodna dokumenta i procese koje elektronska pisarnica obuhvata.
Ono što svakako treba izdvojiti je:
- Svaka služba može imati sopstvenu strukturu.
- Prava pristupa se mogu promeniti i primeniti u svakoj službi.
- Prava je moguće primeniti i na samo određene direktorijume u okviru aplikacije.
Predefinisana opcija da korisnik koji ne pripada određenoj službi ne može pristupiti dokumentima službe je takođe prilagodljiva. Ovo nalazi idealnu primenu u projektima koji traju određeni vremenski period i za koje je neophodno obezbediti pristup i klijentima van organizacione jedinice.
Pregled dokumenata različite vrste kao i pregled dokumenata iz prethodnih godina je takođe dostupan u samom stablu.
Explorer je, zapravo, tabelarni pregled zavedenih dokumenata u elektronskom obliku. U okviru Explorera dokumenata moguće je vršiti Dodavanje, Izmenu, Brisanje, Pretragu i Skeniranje dokumenata.
Podržane vrste dokumenata
Naše rešenje podržava rad sa velikim brojem različitih dokumenata koje nastaju iz poslovanja. Pominjemo samo neke od njih:
- Subvencije
- Računi
- Ugovori
- Programi i izveštaji
- Rešenja
- Odluke
- i mnoge druge.
Svaka vrsta dokumenta je predstavljena adekvatnom formom za unos podataka.
Svaka forma je prilagodljiva specifičnim potrebama određenog poslovanja.
Efikasna manipulacija podacima
Pri razvoju aplikacije posebna pažnja je posvećena brzini unosa i skeniranja podataka. Treći veoma bitan segment je dostupna i brza štampa podataka.
Proces unosa podataka počinje popunjavanjem forme dokumenata. Nakon toga se prikazuje dijalog sa brzim opcijama za skeniranje i povezivanje fizičke kopije dokumenta dok je opcija štampanja, takođe, stalno dostupna.
Prilikom samog unosa podataka moguće je povezati dokument za klijenta ili partnera na koga se dokument donosi.
Ovo su, naravno, podrazumevane opcije. Kao i u svakom drugom delu, elektronsu pisarnicu, je moguće apsolutno prilagoditi željama klijenata, dodavanjem pomoćnih opcija za unos i obradu dokumenata u samu formu.
Brza pretraga
Efikasnost se meri u vremenu koje vam treba da dođete do informacije i zato vam je neophodna elektronska pisarnica. Savremeno poslovanje ne dozvoljava opciju da pretražujete registratore i kutije sa papirima. Vreme prelistavanja registratora za informacijom je prošlo!
U okviru tabelarnog pregleda dokumenata, pomoću polja za brzu pretragu, moguće je pretraživati dokumente po mnogim parametrima.
Brza pretraga je dinamička i u realnom vremenu prilagođava rezultate kriterijumima pretrage (google – like).
Anotacija skeniranih dokumenata
Forma za pregled skeniranih dokumenata podržava i mogućnost anotacija dokumenata za različite potrebe. Tako je moguće obeležiti određene delove skeniranog dokumenta, maskirati delove dokumenta, dodati tekst na dokument i mnoge druge opcije koje su na raspolaganju. Ovo je moguće vršiti bilo za potrebe štampanja, slanja email poštom ili jednostavno tako sačuvati izmene.
